17 rad jak ušetřit čas

23.03.2017

2 minuty čtení

V dnešní uspěchané době máme všichni na spěch. Dám ti pár rad, kde vzít čas, když máš "jen" 24 hodin z kterých by ideálně člověk měl 7-8 hodin prospat. Dozvíš se jak naložit s časem a jak ho optimálně plánovat.

1) Urči si priority

Brouzdání po internetu, odkládání úkolů, prokrastinace, denní snění bez cílů a hlavně bez činů = promarněný čas. Jasně si ujasni, co je pro tebe důležité. Pomůže ti to s plněním celodenních úkolů.

2) Tři základní pilíře

Spi dostatečně, cvič pravidelně a jez zdravě. Jsou to nejdůležitější činnosti dne, díky kterým se můžeš cítit odpočatý/á, soustředěný/á a motivovaný/á k dalším aktivitám.

3) Pravidlo 2 minut

Tohle pravidlo dodržuji už několik let. Pokud ti nějaká činnost zabere méně než dvě minuty, udělej ji hned, neodkládej ji. Jakmile ji odložíš, bude se vynořovat a budeš na ni neustále myslet. Zbytečně ti zaměstná mysl a bude ti ve finále trvat mnohem déle.

4) Pravidlo 5 minut

Nemáš nějakou činnost rád/a? Nechce se ti do ní? Může jít o cokoli o vysávání, úklid nebo odpovídání mailů. Přemluv se ji vykonávat jen pět minut. Je to přijatelné i pro největšího lenocha (jako jsem já) a je to i dostatečná doba na to, aby tě daná aktivita pohltila. Budeš se jí věnovat mnohem déle nebo ji dokonce dokončíš. Zkus to!

5) Účinný sebe kontrolní mechanismus

Je to velmi banální. Chceš být v něčem opravdu dobrý/á, dělej to denně. (Ano i o svátcích jako jsou Velikonoce, Vánoce a další svátky).

6) Malé rituály

Nestíháš ráno? Projdi si podrobně vše, co je potřeba udělat i ty, které do plánů normálně nezahrnuješ. Uvařit čaj, uklidit po snídani, připravit oběd do práce. Zkus si věci zautomatizovat, aby ti zabraly co nejméně času.

7) Diář, notýsek nebo to-do aplikace

Datumy splatnosti, termíny dokončení projektu, víkendový nákupní seznam nebo deadline na odpovědi na maily? To není v moci ani největšího génia. Naopak profíci z time managementu se shodují, že všechny úkoly patří na nějaký seznam, ať na ně nemusíš neustále myslet. Doporučuji si vybrat jeden to-do seznam. Samotné plánování může zabrat dost času.

8) Plánování v klidu

Ano nalijme si čistého vína, je třeba disciplíny. Každý den v určitý čas. Třeba u ranní kávy nebo večer u čaje, hlavně měj klid a naplánuj si následující den. Odstraň úkoly, které již máš vyřešené a stanov si priority, co je důležité a co může ještě počkat. Oceníš to.

9) Timeboxing

Rozuměj rámování konkrétních činností, které vyžadují více času a soustředění. Například potřebuješ dát dohromady důležitý e-mail, který ti zabere minimálně stránku - vyhraď si na ni hodinu nebo dvě a během tohoto času nedělej nic jiného: ztlum si mobil, nereaguj na e-maily nebo sociální sítě a opravdu se soustřeď jen na to, co máš udělat. Hodina bez sociálních sítí tě nezabije a ještě budeš mít za sebou kus práce.

10) Sluchátka jako záchrana

Pro mě jsou sluchátka záchytný bod. Takový ostrůvek, když se potřebuju soustředit. Není ani třeba poslouchat hudbu, ale když kolegové uvidí, že máš sluchátka, nebudou vyrušovat kvůli drobnostem, které mohou počkat.

11) E-mailové zahlcení

Měl/a bys je kontrolovat 3x denně. Ne hned, jak se probudíš ani před spaním (osvícení monitoru či displeje ti může zbytečně narušit spánek). Nevěnuj se jim ani průběžně po celý den v momentě, kdy si na ně vzpomeneš. Jde většinou jen o únik od nějakých důležitějších úkolů. Ideální je kontrolovat schránku třikrát denně - ráno po příchodu do práce, v půli pracovní doby a 30 min před odchodem domů.

12) Nebuď vždy na telefonu

Nemusíš být vždy k zastižení. Když potřebuješ plné soustředění, stačí telefon ztlumit a otočit displejem dolu. Vždy můžeš zavolat zpět. Pokud potřebuješ rozlišit důležité zprávy, třeba kvůli dětem, pořiď si chytré hodinky. Dají se sehnat za rozumnou cenu.

13) Dopolední výzva

V momentě, kdy děláš seznam úkolů na další den, hned vidíš, které úkoly jsou důležité či neodkladné. Ty zpracuj ráno nebo dopoledne, kdy jsi čerstvý/á a odpočatý/á. Energie postupem dne klesá a není nic horšího, než táhnout složité úkoly celý den a neustále na ně myslet.

14) Rozhodovací schopnosti

Občas se stane, že máš tendenci k prokrastinaci a to proto, že se ti nechce do rozhodování. Obavy z toho že si vybereš z množství možností, uděláš chybu. Otálení s rozhodováním vede k odkládání věcí, jejich zapomínání nebo k řešením na poslední chvíli. Doporučuji změnit myšlení z "promyslím to" na "rozhodnuto". Nečekej na dokonalé řešení. Rozhodni se a jeď dál.

15) Nauč se říkat ne

V dnešní uspěchané době plné reklamožroutů a špatných zpráv a propagujících článků, které na tebe útočí ze všech stran. Proto nakládej s časem jako s penězi, tedy opatrně. Projdi sociální sítě, maily a další a skryj vše, co nestojí za tvou pozornost. Zdvořile odmítej pozvánky a schůzky, na které se ti nechce. Není dobré automaticky kývat na každou výzvu nebo úkol, který se objeví. A když už nevíš kudy kam, předstírejte, že jsi pro danou věc málo kompetentní.

16) Produktivita vždy a všude, ale ne za každou cenu

Každý se občas chce jen tak zakoukat "do blba" a nic nedělat. Na tom není nic špatného. Když ale čekáš na tramvaj, sedíš v metru nebo se přesunuješ z místa na místo, můžeš třeba stihnout nějaký mini úkol - jako třeba vyházet staré účtenky, z kapes papírové kapesníky nebo si promazat fotky v mobilu či vyřešit krátký hovor.

Sladká tečka:

17) Nedělej nic

Zdá se ti to jako hloupost? Není! V době chytrých mobilů a technologií, které neodkládáme skoro nikdy, se najednou situace mění. Tedy nedělat VĚDOMĚ vůbec nic, je v dnešní době potřebný luxus každého z nás, které bychom si měli vážit. Proč? Tato aktivita dokáže nakopnout naši kreativitu, produktivitu a pomůže nám se zase na chvíli soustředit na důležité úkoly dne. Takže i nicnedělání je naprosto v pořádku.